【ビジネス女子マナーQ A】打ち合わせ中にわからない言葉があったからスマホで検索…はOK? オフィスのスマホ活用OKとNGの境界線

ライフハック

今回のビジネス女子マナーは、IT関連会社勤務の後藤じゅん子さん(仮名・30歳)からの質問です。

「 転職先で会社からスマホを支給されました。前の会社ではスマホ支給がなかったので、自分のスマホにメモアプリやカレンダーなど仕事に使うアプリを入れて使っていました。会社支給のスマホの場合、無料でもアプリをいれたらダメですか?そのほか、会社支給のスマホについて、してはいけないことを教えてください」

社員にスマホを支給する会社も増えてきました。これまでも携帯電話を支給する会社はありましたが、スマホって電話連絡以外にも、いやむしろ取引先の場所を地図で確認したり、メールのやりとりをしたり、資料を検索したりと、通話以外に使うことのほうが多いですよね。目的が“仕事の効率化”であれば、使い方は個人の裁量に任されるのでしょうか。鈴木真理子さんに教えていただきましょう。

 

 

会社支給のスマホをカスタマイズするのは厳禁

まず、会社が社員にスマホを支給する意義を考えてみてください。当然、業務に必要だからですよね。相談者さんの場合、その業務とは何でしょうか。営業職であれば、外出先でも連絡をとれるようにするためだったり、社外から隙間時間にメールチェックするためだったり、ということが考えられますね。IT関連会社ということですから、スマホでの動作を確認するためかもしれません。いずれにしろ、業務を遂行するためです。ですから、それ以外のことに使ってはいけません。

 

たとえば、スマホにはカメラ機能がついていますよね。でもビジネスマナーの視点で言えば、撮影を目的に支給されていなければ、撮影に使ってはいけないのです。ましてや、勝手にアプリを入れたりなど、カスタマイズするのは厳禁です。とはいえ、そこには臨機応変さも求められます。

 

 

打ち合わせにわからない言葉があったから意味をスマホで検索はOK?

スマホにはいろいろな機能がついています。ネット検索もできますね。たとえば会議や打ち合わせに同席していて、わからない言葉があった場合。その意味をネットで調べていいのでしょうか。

 

筆者が時短作業法やビジネスマナーなどのレクチャーのため企業に出向いて講義をしているとき、下を向いてずーっとスマホをいじっている人がいます。「メモはとらなくていいので、まず顔を上げて話を聞いてくださいね」と声をかけるのですが、もしかしたら、スマホで言葉を検索しているかもしれませんね。でも、印象としては、「話を聞いていない」「別のことをしている」ように見えてしまいます。これがよろしくありません。

 

勝手にスマホで調べるのは、会議の場ではマナー違反です。「常に全員がスマホ片手に会議している」という状況であれば、各自が調べても何ら問題はないでしょう。しかし一般的には、もしわからない言葉があったときには、まずは発言者に「わからない言葉があったので、教えてくれませんか」と聞くべきです。そして、どうしても調べたいのであれば、「調べていいですか?」と一言断りを入れましょう。

 

 

会議のホワイトボードの文言を、消される前にスマホカメラで撮影するのはOK?

これも勝手に撮影するのではなく、「撮影していいですか?」と一言断りを。そのとき「議事録代わりにしたいので」など、用途を述べましょう。メールで出席者に送る場合も、主催者や板書した人に確認が必要です。社外秘情報が入っている場合は情報漏洩の心配もあるため、特に扱いには注意が必要です。また、会議では「持ち帰り不可」という資料が配布される場合がありますね。それをスマホで撮影して保存する……なども社外へ情報漏洩する可能性があるため、絶対にしてはいけません。

 

最近はペーパーレス化が進んでいますね。たとえば資料の中で必要な部分を撮影して保存したい、というときもあるでしょう。でも、これも書類の内容によるので、上司に確認を。自己判断すると、あとで責任問題に発展することもあります。もしスマホを紛失してしまって、その中に会社の秘密情報画像が満載……となれば大変です。

 

 

会社支給のスマホで通勤時にYouTubeなどで音楽を聴くのはOK?

基本的に会社支給されたものは、勤務時間外には使用してはいけません。しかし業種や職種によっては、自宅持ち帰りが許されている場合もあるでしょう。しかし、だからといってプライベートの使用が許可されているわけではありません。仕事と関係がないのであれば、音楽を聴いたりするのはいけません。一方、今後仕事に生かしたいからと英語の勉強をするのに使う、というのはどうでしょうか。これは、「会社や上司の許可を得ていればOK」となります。

 

通勤中に会社支給のスマホでメールのチェックをし、自分のスマホでネット検索する……というのはめんどくさいと思うかもしれません。しかし、会社支給のスマホの通信料などは、会社が払っているのです。プライベートで使っている履歴を見られたときに「会社支給のスマホで何してんの?」ということになってしまいます。

 

スマホにも、オンとオフの線引きをしっかりつくりましょう。

 

「業務以外のことをしているように“見える”かどうか」、ここに境界線がありそう。

 

賢人のまとめ

会社支給のスマホは、あくまでも業務用です。プライベートでの使用は厳禁。会社から指定された範囲内で使用するのがマナーです。

プロフィール

女子マナーの賢人 鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

(株)ヴィタミンMサイトhttp://www.vitaminm.jp/

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