ビジネスメールで失敗しないための鉄則21

人間関係

笹田裕嗣

 

私の営業アプローチの中心は、『メール』です。様々な関係者の方にメールを送っているのです。ビジネスメールは、相手の顔が見えない中で、メールを送って、仕事やビジネスを進めていきます。

気を付けなくてはならないのは、、

「対面や電話と違うこと」

「メールはカタチが残る=証拠が残る」

ということです。そのため、ちゃんとルールを押さえておかなければ、トラブルを引き起こしかねないのです。そこで、ビジネスメールのルールをお伝えいたします。

 

メールほど、コミュニケーションを取る上で誤解を招くツールはありません。そのため、メールを送るときには、そもそもメールで大丈夫かどうかを考えてから、メールを送ることが前提です。

 

 

●1.重要なことはメールだけで伝えない

 

ビジネスメールはあくまでコミュニケーションの1手段です。メールは、人によっては1日で100通以上来ています。その中の1つがあなたから送られてくるメールです。つまり、埋もれる可能性は大いにあるのです。そのため、重要なことを「メールで伝えたから大丈夫」と思ってしまうのは、やめましょう。

 

実際、私も社会人1年目の頃、契約書をメールで送って、1週間、返事がなかったため電話をしたら、契約を取りやめたという大事件に遭遇したことがあります。その結果、進んでいたプロジェクトが大いにバタつき、上司に大目玉を喰らいました。重要な事は、電話や対面でしっかりと伝え、メールで証拠・カタチを残すという流れがオススメです。

 

 

●2.緊急なことはメールだけで伝えない

 

メールは、相手の好きなタイミングで見ることが出来ます。それは良い面もあれば、悪い面もあります。良い面は、相手の時間を奪わないということです。しかし、この側面は緊急の情報を伝えるのには不適切、ということです。すぐに回答が必要、対応をお願いしたいことは、まずは電話で直接伝えましょう。もし連絡がつかなければ、そのタイミングでメールを送りましょう。もちろん、ここも同じく「メールと電話までしたんだから大丈夫」とは思わず、ちゃんと問題が解決するまで、しっかりと対応しましょう。

 

 

●3.複雑なことはメールだけで伝えない

 

私は解釈が生まれることは、メールだけでは伝えないようにしています。わかりづらい内容や伝わりづらいことは、メールだと勘違いや認識のズレが起こり、お互いに想定していたことが違ったということが多々起こります。また、無駄にコミュニケーションが長引くということも起こりえます。私はリモートで複数人とプロジェクトを回していた経験があります。メールだと1週間も掛かっていたやり取りが一回電話で話をし、週に1回MTGをしただけで1時間もかからずに、解決しました。メールに頼り過ぎると、無駄に時間と、「面倒だ」という心の余裕を奪っていくのです。

 

 

●4.ビジネスメールの一文は短くする

 

 

「ので」「が」「ため」「して」「で」や「そして」「それから」「だから」「また」「および」などは、できるだけ
ビジネスメールでは、使わないようにしています。理由は単純で 一文 が長くなるからです。 一文 が長くなると、相手からすれば、結局何が言いたいのかわからないという事態が発生します。 一文 でも使うなら、1回まで、これが私のメールのルールです。 一文 を短くするコツは、箇条書きにすることです。

 

例えば、

 

「先日のお打ち合わせでご相談させていただきましたご予算と御見積、上長の方のご相談についてご検討の結果はいかがでしょうか。また、高橋様からご依頼をいただいておりました商品のサンプル、利用実績についてもまとめておりますのでご報告を兼ねてお伺いすることも可能となりますのでご検討いただければと存じます」

 

こういったメールは意外と多いものです。修正すると、

 

「先日のお打ち合わせより、下記3点ご検討いただいておりますがご状況いかがでしょうか。

 

・貴社内のご予算

・御見積金額に対するご意見

・上長の方からのフィードバック

 

また、弊社でも高橋様からご依頼いただいた2点準備が整いました。

 

・サンプル

・弊社サービス利用企業実績

 

是非、ご報告を兼ねて、お伺いさせていただきたいと思っております。ご検討のほど、よろしくお願いいたします」

 

 

●5.ビジネスメールでは伝えるべきポイントをまとめる

 

上記のメールでも分かる通り、結局このメールでは何を伝えたいのか何を読み手にして欲しいのかをしっかりと固めておくことが大切です。よく「ほうれんそう」と言われる「報告・連絡・相談」について、今送っているメールはどれに当てはまるのかしっかりと把握しておくことが大切です。相談であれば、相手に何をして欲しいのかしっかりと明示することです。

 

 

●6.ビジネスメールの1行は25文字以内にする

 

1234567890123456789012345

 

これで25文字です。これ以上長くなると一文が長すぎて、読みづらくなります。また、文章の区切りがよいところで区切りましょう。

 

・ビジネスメールの悪い例

 

「先日ご提案させていただきました営業代行サービスの件、ご検討いただけましたでしょうか。是非、貴社のお力になれればと強く思っておりますので、ご検討いただけますと幸いでございます」

 

実際のメールだとこんな感じ。

 

 

・ビジネスメールの良い例

 

「先日ご提案させていただきました営業代行サービスの件、ご検討いただけましたでしょうか。
是非、貴社のお力になれればと強く思っておりますのでご検討いただけますと幸いでございます」

 

実際のビジネスメールでは、こうなります。

 

 

 

●7.ビジネスメールの1段落は5行まで

 

上記の例でも4行にまとめていますが、1つのブロックが多すぎる=行が多すぎると、読みづらいことと合わせて内容の理解がしづらくなります。1段落は5行までにまとめましょう。

 

 

●8.必ず署名をつける

 

署名をつける意味は、お客様がメールを見て、すぐにメール以外の連絡を入れたい時にメールを確認すれば良い、という状況にしておくことが大切です。なので、最低限下記の6点は記載しましょう。

 

・会社名、部署名

・名前(読み仮名も記載すると尚可)

・郵便番号、住所、ビル/建物名

・電話番号

・メールアドレス

・URL(ウェブサイト名も記載)

 

 

●9.社外の相手には、重要度や開封確認はつけない

 

これは相手を不快にさせるケースが多いです。余計なものはつけない、これがビジネスメールの鉄則です。

 

 

●10.顔文字などは使わない

 

「!」「?」「^^」などは、基本的には使わないことをオススメします。しかし、お客様との関係性やお客様が顔文字や記号を使われている際は、合わせて同じモノを使うのはOKです。ビジネスメールはあくまでコミュニケーションの手段です。気持よくやり取りできるか否かが最も大切なのです。

 

 

●11.タイトル・件名はとにかくわかりやすく

 

件名はシンプルかつわかりやすくがポイントです。そのために、必ず用件を書きましょう。

 

<ダメな件名>

・笹田です

・おはようございます

・ご相談

 

これらは、何について話したいのか、この件名を見てもわかりません。メール本文を見なければ内容がわからないのです。

 

<良い例>

・新サービスのご提案とご挨拶

・本日の御礼とご契約書確認のお願い

・弊社サービス資料のご送付

・ご検討結果のお伺い

 

ビジネスメールの件名はシンプルに、何について書かれているか一目でわかるようにしましょう。

 

 

●12.To、CC、BCCを正しく使う

 

To、CC、BCCは全てメールの送り先です。しかし、当然ですが、各項目によって相手の受け取り方が変わってきます。Toは、メインでメールを送りたい相手です。言い換えれば、単純にメールの送り先です。CCは、「Carbon Copy(複写)」の略です。字の通り、コピー・複写なのでメールのコピーを送る機能です。CCの送り先の相手に対しては、「確認して欲しい」という内容です。BCCのBはブラインドです。CCのブラインドなので、機能自体はCCと同じです。違う部分は、ToやCCの人には、BCCで送られた相手には見えないということです。

 

これらの区別は、2つあります。

 

・返信の必要性

To:必須、CC/BCC:不要

 

・他の人に送られたか否かがわかる

To/CC:わかる、BCC:わからない

 

 

●13.返信マークを使いこなす

 

たまに、こんなメールを見たことはありませんか?

 

 

件名はシンプルにわかりやすくとお伝えをしました。にも関わらず。返信マークで件名が埋まっていたらどうですか? 見えづらいですよね? なので、「Re:」が重なったら1つにする、という配慮が必要です。

 

 

●14.宛名の肩書きは基本的には全て書く

 

宛名を名前だけの人や会社名+名前、という人がいます。機能的には全く問題はありません。しかし、肩書きや役職をすべて書くことが相手への敬意を示すと私は考え、ビジネスメールでは必ず入れています。

 

 

●15.添付漏れのチェックは必須

 

添付漏れのチェックは必須です。メールの送り相手から「添付がなかったので、再送をお願いします」というメールをもらったら猛省しましょう。

 

 

●16.シンプルに本文に入る

 

「お世話になっております」程度の挨拶でOK。ビジネスメールでは、季節のあいさつなどは不要です。

 

 

●17.シンプルにちゃんと締める

 

「引き続き、よろしくお願いいたします」

「ありがとうございました」

 

という挨拶で締めましょう。

 

 

●18.送ったから大丈夫ではない

 

 

基本的には相手は見ていない前提で、色々と準備を進めていきます。「返信やリアクションがあって初めて、1通のビジネスメールは役目を終える」ということを肝に命じておきましょう。

 

 

●19.わかってもらえていない可能性がある

 

メールを見てもらえても、こちらの意図を汲んでくれているか否かは別の問題です。複雑なこと、重要なことは、電話や対面で伝え、メールはあくまで議事録的な補助ツールと捉えておくほうが無難です。

 

 

 

●20.返信はできるだけ早く

 

メールの送り手はいつ返信が欲しいと思っているでしょうか。答えは、「送ったらすぐ」です。つまり、ビジネスメールの返信はできるだけ早く、がポイントです。私はビジネスメールの返信は、24時間以内、というルールを持っています。

 

 

●21.悩んだらメールは使わない

 

繰り返しお伝えしてきましたが、メールは誤解されるリスクがあります。なので、ちょっとでもちゃんと伝わるか不安に感じたら、メールは使わず、まず電話をして、対面で話しましょう。

 

 

 

書き出すと色々と意識しなければいけないことがたくさんある、とわかっていただけたと思います。しかし、慣れれば普通になります。また、ルールが一定なので定型のフォーマットなどを使えば、より早くメールを打つことも可能になります。ビジネスメールを使いこなせば、お客様とのコミュニケーションが円滑になり仕事も早くなります。しかし、一歩使い方を間違えるとトラブルのもとにもなりかねないのです。

 

ルールをしっかりと押さえてお客様と良いコミュニケーションを取っていきましょう!

オーサーの個人サイト

この記事が気に入ったらいいね!しよう

citrusの人気記事をお届けします

SNSで記事をシェア

笹田裕嗣

メール営業コンサルタント。 大学時代から飛び込み営業、テレアポ、テレマーケティング等、様々な営業を経験。社員数1,000名超の会社で新卒で入社し、1年目からトップの成績を残す。 自身の営業経験を基に様々なクラ...

笹田裕嗣のプロフィール&記事一覧
ページトップ